Telegram бот + Google Sheets: автоматическая запись заявок — инструкция и код

Google Таблицы — самая простая и бесплатная «база данных» для Telegram бота. Каждая заявка из бота автоматически попадает в таблицу: имя, телефон, услуга, дата, статус. Без программирования CRM, без сервера, без затрат.

Когда Google Sheets достаточно: - До 100 заявок в месяц - Нет отдела продаж (вы один) - Нужна простая запись данных - Бюджет ограничен

Когда нужна CRM: - Больше 100 заявок/мес - Есть менеджеры - Нужна воронка продаж - Нужны отчёты и аналитика

Процесс простой:

1. 1.Клиент пишет боту
2. 2.Бот задаёт вопросы (имя, телефон, услуга)
3. 3.Бот отправляет данные в Google Sheets через API
4. 4.Вы открываете таблицу → видите все заявки

Пример таблицы

Что можно автоматизировать

Шаг 1: Создайте Google Таблицу (5 минут)

1. 1.Откройте sheets.google.com
2. 2.Создайте новую таблицу
3. 3.Добавьте заголовки: Дата, Имя, Телефон, Услуга, Статус
4. 4.Скопируйте ID таблицы из URL

Шаг 2: Настройте Google API (30 минут)

1. 1.Откройте console.cloud.google.com
2. 2.Создайте проект
3. 3.Включите Google Sheets API
4. 4.Создайте Service Account
5. 5.Скачайте JSON-ключ
6. 6.Поделитесь таблицей с email сервис-аккаунта

Шаг 3: Подключите к боту (1-2 часа)

 1import gspread
 2from oauth2client.service_account import ServiceAccountCredentials
 3
 4# Авторизация
 5scope = ["https://spreadsheets.google.com/feeds"]
 6credentials = ServiceAccountCredentials.from_json_keyfile_name(
 7    "credentials.json", scope
 8)
 9client = gspread.authorize(credentials)
10
11# Открытие таблицы
12sheet = client.open_by_key("ВАШ_TABLE_ID").sheet1
13
14# Запись заявки
15async def save_lead(name, phone, service):
16    from datetime import datetime
17    sheet.append_row([
18        datetime.now().strftime("%d.%m.%Y %H:%M"),
19        name, phone, service, "", "Новый"
20    ])

Шаг 4: Тестирование (15 минут)

1. 1.Отправьте тестовую заявку через бота
2. 2.Проверьте, что данные появились в таблице
3. 3.Проверьте формат даты и кодировку

Вот готовый шаблон — можно использовать как основу:

 1import asyncio
 2from aiogram import Bot, Dispatcher, Router, F
 3from aiogram.types import Message
 4from aiogram.fsm.context import FSMContext
 5from aiogram.fsm.state import State, StatesGroup
 6import gspread
 7from oauth2client.service_account import ServiceAccountCredentials
 8
 9# Настройки
10BOT_TOKEN = "ВАШ_ТОКЕН"
11SHEET_ID = "ВАШ_TABLE_ID"
12
13# Google Sheets
14scope = ["https://spreadsheets.google.com/feeds"]
15creds = ServiceAccountCredentials.from_json_keyfile_name(
16    "credentials.json", scope
17)
18gs_client = gspread.authorize(creds)
19sheet = gs_client.open_by_key(SHEET_ID).sheet1
20
21# Состояния
22class Form(StatesGroup):
23    name = State()
24    phone = State()
25    service = State()
26
27router = Router()
28
29@router.message(F.text == "/start")
30async def start(message: Message, state: FSMContext):
31    await message.answer("Как вас зовут?")
32    await state.set_state(Form.name)
33
34@router.message(Form.name)
35async def get_name(message: Message, state: FSMContext):
36    await state.update_data(name=message.text)
37    await message.answer("Ваш телефон:")
38    await state.set_state(Form.phone)
39
40@router.message(Form.phone)
41async def get_phone(message: Message, state: FSMContext):
42    await state.update_data(phone=message.text)
43    await message.answer("Какая услуга интересует?")
44    await state.set_state(Form.service)
45
46@router.message(Form.service)
47async def get_service(message: Message, state: FSMContext):
48    data = await state.get_data()
49    from datetime import datetime
50    sheet.append_row([
51        datetime.now().strftime("%d.%m.%Y %H:%M"),
52        data["name"], data["phone"], message.text, "", "Новый"
53    ])
54    await message.answer(
55        f"Спасибо, {data['name']}! Заявка принята.\n"
56        f"Перезвоним в течение часа."
57    )
58    await state.clear()
59
60async def main():
61    bot = Bot(token=BOT_TOKEN)
62    dp = Dispatcher()
63    dp.include_router(router)
64    await dp.start_polling(bot)
65
66asyncio.run(main())

Этот код можно запустить за 5 минут — достаточно вставить свой токен бота и ID таблицы.

1. Журнал заявок

Каждая заявка из бота → новая строка в таблице. Удобно фильтровать, сортировать, строить графики.

2. Запись клиентов

Клиент выбирает дату и время → бот проверяет свободные слоты в таблице → записывает → обновляет статус.

3. Управление каталогом

Товары хранятся в таблице: название, цена, описание, фото. Бот читает таблицу → показывает каталог клиентам. Обновляете таблицу → бот сразу показывает новые товары.

4. Сбор обратной связи

После заказа бот отправляет опрос → ответы записываются в таблицу → вы видите среднюю оценку и комментарии.

5. Отчёты и аналитика

Бот считает статистику из таблицы и отправляет вам дашборд: - Заявок сегодня: 12 - Заявок за неделю: 67 - Конверсия: 35% - Средний чек: 4 500 ₽

Google Sheets + Telegram бот — самый быстрый и дешёвый способ автоматизировать сбор заявок.

Плюсы: - Бесплатно (Google Sheets + Telegram API) - Быстро (1-2 дня на подключение) - Просто (таблицу понимает каждый) - Надёжно (данные в облаке Google)

Минусы: - До 100 заявок/мес (потом нужна нормальная БД) - Нет воронки продаж (для этого — amoCRM) - Нет автоматических уведомлений клиенту (нужна доп. разработка)

Рекомендация: Начните с Google Sheets. Когда заявок станет больше 100/мес — переходите на amoCRM или собственную CRM.

Статьи по теме: - Telegram бот + amoCRM — когда Sheets уже не хватает - Telegram бот + ЮKassa — приём платежей в боте - Стоимость Telegram бота — 7 факторов цены

Кейс 1: Салон красоты. Владелица записывала клиентов в бумажный ежедневник. 30% записей терялись, клиенты приходили в неправильное время. После подключения бота с Google Sheets: клиент выбирает мастера и время в боте, бот проверяет свободные слоты в таблице, записывает и отправляет напоминание. Записи стали 100% точными, no-show упал с 18% до 4%. Экономия: 2 часа администратора в день.

Кейс 2: Репетитор по математике. Принимал оплату наличными, записывал в блокнот. После подключения бота: ученики записываются сами, оплата через бота, напоминания автоматические. Количество учеников выросло с 12 до 20. Выручка увеличилась на 67%.

Кейс 3: Мастер маникюра. Использовала Instagram для приёма заявок. Клиенты писали в директ, она отвечала через 2-3 часа, половина уходила. После подключения бота: клиент выбирает услугу и время, бот записывает. Конверсия из заявки в запись выросла с 30% до 70%.

Практический совет: Google Sheets — идеальный старт для малого бизнеса. Бесплатно, просто и понятно. Бот с Google Sheets заменяет CRM на 80% для бизнеса с оборотом до 500 000 ₽/мес. Когда бизнес вырастет — переходите на amoCRM. Но начинайте с Sheets — самый быстрый и дешёвый путь к автоматизации.

Если хотите проверить, подойдёт ли Google Sheets для вашего бизнеса — напишите мне. Оценю задачу за 24 часа. Часто Sheets достаточно, и вы экономите 60 000 ₽/мес на подписке CRM. Автоматизация не должна быть дорогой — она должна быть эффективной.

Помимо простой записи заявок, связка Google Sheets + Telegram бот позволяет делать сложные вещи:

Автоматические отчёты

Бот считает статистику из таблицы и отправляет вам дашборд каждый день:

Уведомления о новых заявках

Когда в таблице появляется новая строка — бот отправляет вам уведомление:

Автоматическая обработка

Google Sheets + Telegram бот — самый быстрый и дешёвый способ автоматизировать сбор заявок.

Плюсы: - Бесплатно (Google Sheets + Telegram API) - Быстро (1-2 дня на подключение) - Просто (таблицу понимает каждый) - Надёжно (данные в облаке Google)

Минусы: - До 100 заявок/мес (потом нужна нормальная БД) - Нет воронки продаж (для этого — amoCRM) - Нет автоматических уведомлений клиенту (нужна доп. разработка)

Рекомендация: Начните с Google Sheets. Когда заявок станет больше 100/мес — переходите на amoCRM или собственную CRM.

Статьи по теме: - Telegram бот + amoCRM — когда Sheets уже не хватает - Telegram бот + ЮKassa — приём платежей в боте - Стоимость Telegram бота — 7 факторов цены